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Notre efficacité commune nécessite la connaissance et la compréhension des règles et principes comptables qui régissent le fonctionnement de la CNHS, en totale conformité avec les exigences de la FFESSM.
Chaque année, la FFESSM attribue un budget pour le fonctionnement de la CNHS. En 2008, ce budget a été de 142 000 EUR (+ 30000€ de budget exceptionnel pour tenir des 2 événements internationaux)
Ce budget doit donc couvrir l'ensemble des charges qui correspondent aux missions de la commission nationale (avec à titre indicatif le % du budget affecté à chaque objet) :
- organisation des championnats de France (22 % du Budget)
- stages et compétitions internationales des équipes de France (70% du Budget)
- formation des cadres et arbitres (3% du Budget)
- promotion et développement du hockey subaquatique (2% du Budget)
- fonctionnement administratif de la CNHS et des différents collèges (3% du Budget)
Il n'a pas vocation à prendre en charge les frais qui relèvent des commissions régionales ou des clubs.
Le budget étant limité, il convient à tout moment de s'interroger sur les affectations financières attribuées à tel ou tel objectif. C'est pour cette raison en particulier que les règles de remboursement individuel sont différentes en fonction des causes qui les ont générées.
Comme toute organisation importante, la FFESSM est soumise à des obligations de rigueur comptable qui pour être respectées, impose une rigueur équivalente au niveau de chaque commission nationale. C'est pour cette raison qu'il existe des délais pour justifier le remboursement de frais, des obligations de fourniture de documents originaux,…. un minimum d'effort de chacun pour que les demandes de remboursement soient correctement et proprement établies.
Le circuit de validation des demandes de remboursement est le suivant :
Émetteur des frais (stagiaires, arbitres, clubs,...) dans les jours qui suivent d'événements
à Concentrateur des demandes de remboursement (entraîneurs, responsable formation, chargé des finances,…) qui vérifie principalement la cohérence des demandes, la présence des justificatifs et relance les retardataires
àChargé des finances CNHS qui concentre toutes les demandes, les vérifie à nouveau, les affecte à la bonne ligne analytique, les adresses sous sa responsabilité à la comptabilité de la FFESSM
à à réception de ces documents le comptable de la FFESSM les vérifie à nouveau, établit le bordereau des paiements et les adresse pour validation ultime aux trésorier fédéral.
àAprès validation par le trésorier fédéral (un bénévole qui réalise cette mission le week-end….), la comptabilité émet les chèques de remboursement qui sont adressés directement aux bénéficiaires.
Après cette présentation, je pense que chacun pourra comprendre le délai difficilement compressible de cinq à six semaines pour un remboursement dans l'hypothèse où chacun respecte les règles du jeu ( des envois de frais dans les quinze jours qui suivent l'événement, des justificatifs éligibles, des formulaires correctement remplis,…. Ce qui n'est pas toujours le cas)
Ces formulaires de remboursement des frais sont disponibles sur le site de la commission pour pouvoir être mis régulièrement à jour. Donc merci de ne pas utiliser des modèles inadaptés (en particulier au niveau de l'adresse du destinataire, concentrateur des notes de frais).
Il y a trois modèles majoritairement utilisés :
- celui des arbitres, entraîneurs, formateurs et membre de la commission nationale
- celui des stagiaires équipe de France
- celui pour les frais généraux engagés par les bénévoles ou les clubs pour des objectifs de la CNHS.
À propos du remplissage des formulaires, quelques conseils :
- écrire de façon lisible, en particulier pour l'adresse si vous souhaitez que votre remboursement vous parvienne
- pour la fonction, merci de ne pas inscrire votre métier mais la raison pour laquelle vous demandez un remboursement (arbitre, stagiaire, entraîneur,…)
- Il est important de préciser la date et le lieu du déplacement ainsi que son motif ;
- si pour une nature de remboursement, vous avez plusieurs justificatifs, il est important de noter le montant de chacun d'entre eux et de faire la somme (ex train : 60€ +45€ + 4,4€ RER = 109,4€), cette disposition permettra un contrôle plus rapide des justificatifs.
- Vous ne devez pas remplir la ligne « montant remboursé », elle est réservée aux chargés de finances ;
- dans l'espace réservé aux remarques vous devez préciser tout ce qui peut permettre de mieux comprendre votre note de frais (chambre ou voiture partagée avec qui ?, justification de frais exceptionnels, frais économisés...)
- dans l’espace réservé à justifier l’utilisation de votre véhicule personnel, merci de donner toutes les informations demandées ( immatriculation , détails des KMS parcourus,…)
Ces formulaires doivent être accompagnés des justificatifs originaux, propres et lisibles. Les erreurs les plus couramment rencontrées sont celles du justificatif de carte bancaire en lieu et place de la facture, viennent ensuite les justificatifs de transport qui ne sont pas des reçus mais de simples écrans Internet, de simple photocopie de facture, des libellés de factures incorrectes…
L'absence de justificatifs originaux vaut absence de remboursement.
Remarque 1: certains clubs ou comités interrégionaux prennent en charge l'avance de frais de leurs adhérents. Dans ce type de situation, le formulaire de remboursement est rempli avec le nom et l'adresse du club ou du comité interrégional, une facture originale regroupant tous les frais engagés est établei à l'ordre de la FFESSM-CNHS , 24 quai de rive Neuve 13284 Marseille cedex 07. Cette facture mentionne l'événement pour lequel le remboursement est demandé, la liste des personnes qui ont participé à l’événement. Des photocopies des justificatifs sont jointes à cette facture.
Remarque 2 : il arrive parfois pour des sommes importantes (> 1000 €) que le club ou la structure organisatrice ne veuille pas faire l'avance des fonds. Dans cette hypothèse, le chargé des finances de la CNHS doit être prévenu. Avec son accord, la facture peut être directement adressée à la fédération. Attention cette facture doit impérativement être libellée à l'ordre de :
FFESSM-CNHS
24 quai de rive Neuve
13284 Marseille cedex 07
avec mention de l'événement pour lequel cette facture est émise.
Dans ce type de circonstances, il est prévu que la comptabilité fédérale adresse au chargé de finances par voie électronique une copie de la facture. Le chargé de finances CNHS adressera alors son bon à payer par voie électronique.
Les délais d'envoi des demandes de remboursement : à ce jour, si une majorité respecte la règle des quinze jours, certains s'accordent parfois jusqu'à deux mois …. !
Les demandes de remboursement s'apparentent parfois à des torchons, mal écrits, froissés, d'un modèle dépassé,...
Les demandes de remboursement ne sont pas mises à jour : utilisation d'un modèle d'un événement précédent sans mise à jour ni de la date, ni de l'événement, ni des montants remboursables,….
Les justificatifs sont des copies de facture en lieu et place d’originaux
Les demandes de remboursements sont d’un montant supérieurs aux forfaits de remboursement.
Le circuit de contrôle CNHS non respecté, les demandes de remboursements ne sont pas adressées à la bonne personne.
Aucun engagement de dépenses exceptionnelles sans autorisation
Rationalisation des remboursements de frais généraux en fonction du travail effectué
Un effort de chacun pour connaître ces règles, respecter les délais, utiliser les bons documents, fournir les justificatifs attendus…..et tout ira mieux
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*remboursement du transport : la règle fondamentale de la FFESSM est le plafonnement sur la base du voyage en seconde classe SNCF. Cette référence a perdu beaucoup de sa valeur car la SNCF ne pratique plus un tarif unique mais des tarifs variables en fonction de l'offre et de la demande…. L'avion est parfois plus compétitif….. Les piscines n’étant situées ni à côté des gares ni à côté des aéroports, il est plus confortable de voyager en voiture individuelle.
Pour toutes ces raisons je vous propose les règles suivantes :
Train : remboursement intégral si voyage en seconde classe et justificatifs originaux
Avion : remboursement si tarif égal ou inférieur au train en incluant éventuellement dans le bilan l'économie d'une nuit d'Hôtel et d'un repas, attention aux coûts de parking qui doivent être intégrés dans ce bilan
Véhicule personnel : a priori le véhicule personnel ne se justifie qu'à partir de deux personnes occupant le véhicule (sauf démonstration en comparaison avec la SNCF ou impossibilité de faire autrement).
Pour éviter toute dérive (véhicules systématiquement individuels, non regroupement pour optimiser le transport), la règle suivante sera appliquée:
- 2 personnes ou plus dans le véhicule : 0,2 € du Km et remboursement des péages
- 1 personne par véhicule : tarif SNCF 2° Classe
Taxi : pas de prise en charge, utiliser les transports en commun ou se faire convoyer par les structures locales
véhicules de location : autorisation préalable du chargé de finances, sur la base d'une justification économique par rapport aux transports en commun, fournir une facture de location et les justificatifs de dépenses (carburant et péage)
Dans tous les cas, dès que la règle SNCF n’est pas respectée, un document écrit par le bénéficiaire et justifiant le choix alternatif est nécessaire.